Att driva en e-handel innebär många möjligheter – men också en del utmaningar, särskilt när det gäller ekonomin. Vi arbetar dagligen med kunder inom e-handelsbranschen och har stor erfarenhet av de vanligaste redovisningsfrågorna som kan uppstå.
För att hjälpa dig få bättre kontroll på ekonomin och effektivisera redovisningen i er e-handel har vi samlat våra bästa tips. Genom att optimera dina processer kan du spara både tid och pengar – och samtidigt få en tydligare överblick över ditt företags ekonomi.
1. Skräddarsydda månadsrapporter
Många e-handelsföretag förlitar sig på standardrapporter från sitt bokföringssystem utan att anpassa dem efter verksamhetens unika behov. Problemet är att dessa generella rapporter sällan ger den tydliga överblick som krävs för att fatta rätt beslut i en e-handel. Genom att skräddarsy månadsrapporterna kan du få fram de nyckeltal som faktiskt spelar roll – och därmed få en bättre förståelse för hur din verksamhet presterar.
Här är några viktiga nyckeltal som bör finnas med i en månadsrapport för e-handel:
Bruttomarginal
Att ha koll på bruttomarginalen är avgörande för en e-handelsverksamhet. Genom att tydligt se kostnaden för sålda varor (COGS) i förhållande till omsättningen får du insikt i hur mycket av varje intjänad krona som faktiskt blir kvar för att täcka övriga kostnader och skapa vinst. En god bruttomarginal ger bättre förutsättningar för lönsam tillväxt.
Marknadsföring i förhållande till omsättning
För många e-handlare är marknadsföring en av de största utgiftsposterna. Därför är det viktigt att tydligt se hur stor del av omsättningen som går till rörliga marknadsföringskostnader, såsom annonsering på Google, Meta eller andra kanaler. Genom att mäta och analysera detta kan du optimera din marknadsföringsstrategi och säkerställa att du får maximal avkastning på dina annonsinvesteringar.
Fraktnetto
Fraktkostnader kan snabbt äta upp marginalerna, och i många fall faktureras kunder för frakt i samband med köp. Genom att analysera fraktnettot – skillnaden mellan fraktintäkter och fraktkostnader – får du en tydligare bild av hur stor del av frakten som du faktiskt behöver täcka själv. Detta kan hjälpa dig att justera prissättning eller förhandla bättre fraktavtal.
Genom att anpassa dina månadsrapporter efter just din e-handelsverksamhet får du bättre beslutsunderlag och en tydligare ekonomisk överblick. Det ger dig möjlighet att snabbt identifiera lönsamma och olönsamma delar av verksamheten – och därmed styra företaget i rätt riktning.
2. Automatiserad bokföring av försäljningstransaktioner
Ett av de bästa sätten att effektivisera din e-handelsbokföring är att automatisera hanteringen av försäljningen. Genom att använda en integrationspartner som kopplar samman ditt försäljningssystem med bokföringen kan du skapa ett smidigt och automatiserat flöde. Med rätt grundinställningar registreras all försäljning automatiskt i bokföringen – utan att du behöver lägga tid på manuell hantering.
Oavsett om du använder Qliro, Klarna, Shopify eller någon annan plattform finns det idag enkla lösningar för att sätta upp en integration. Det avgörande är att inställningarna blir rätt från början, så att bokföringen speglar försäljningen korrekt. Här kan det vara en stor fördel att ta hjälp av en redovisningsbyrå med erfarenhet av e-handel, som kan säkerställa att allt är rätt konfigurerat från start.
Om ditt bolag är etablerat och säljer till flera länder är det ännu viktigare att ha rätt inställningar. När din omsättning når vissa tröskelvärden kan du bli skyldig att redovisa och betala moms i andra länder. För att undvika fel och slippa tidskrävande korrigeringar bör bokföringen hantera detta automatiskt, med separata intäkts- och momskonton per land och momssats.
Genom att automatisera din bokföring sparar du inte bara tid – du minskar också risken för fel och får en mer korrekt och uppdaterad bild av ditt företags ekonomi. Dessutom blir det mer kostnadseffektivt att anlita en redovisningsbyrå. När försäljningen ökar behöver inte den tid vi lägger på bokföringen öka i samma takt, vilket gör att du kan hantera en växande verksamhet utan att redovisningskostnaderna skenar iväg.
3. Upprätta månadsbokslut
Ett av de viktigaste stegen för att hålla ordning på ekonomin i ett e-handelsbolag är att kontinuerligt uppdatera bokföringen och avsluta varje månad med ett månadsbokslut. Detta skapar en tydlig och aktuell bild av företagets ekonomi, vilket gör det enklare att fatta strategiska beslut och planera framåt.
I praktiken innebär ett månadsbokslut bland annat att:
Beräkna och redovisa korrekt COGS (kostnad för sålda varor) – För att få en korrekt bild av bruttomarginalen och lönsamheten måste COGS redovisas rätt varje månad.
Bokföra lagervärdet – Lager är en central del av e-handelns ekonomi, och ett uppdaterat lagervärde är avgörande för att förstå företagets ekonomiska ställning.
Hantering av upplupna intäkter och kostnader – För att matcha intäkter och kostnader till rätt period är det viktigt att bokföra upplupna poster korrekt.
Avstämning av konton – Säkerställ att alla bankkonton, betalplattformar (t.ex. Klarna, Stripe, PayPal) och andra balanskonton stämmer, så att det inte finns några fel i redovisningen.
För att månadsbokslutet ska vara riktigt användbart bör det göras så snart som möjligt efter månadsskiftet. På så sätt får du ett aktuellt och tillförlitligt beslutsunderlag som hjälper dig att förstå hur företaget presterar – och vad du behöver justera inför kommande månader.
En väl fungerande redovisning är grunden för en lönsam och skalbar e-handel. Genom att automatisera bokföringen, ha rätt nyckeltal i månadsrapporterna och upprätta månadsbokslut kan du fatta bättre affärsbeslut och spara både tid och pengar.
Om du vill ha stöd i att få bättre ordning på ekonomin och bokföringen – hör gärna av dig! Vi hjälper många e-handlare och kan anpassa redovisningen efter just din verksamhet. Kontakta oss gärna, så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa dig!
